まずは、何故議事録を書かなければならないのか、ということを最初に認識してください。
議事録を作成する意義は以下の3点です。
- 会議によって決定した事項を記録する、またタスクが発生した場合それを認識・記録するため
- 決定事項に至るまでの経緯を記録として残すため
- 言った、言わない の水掛け論を防止するため
議事録は会議を行った後の確定事項を残し、決定事項を執行するための証拠として、またそのプロセスを明確にしたうえで、会議で決まったことに対し後で疑義が発生しないようにするため作成するものだということを最初に認識してください。
フォーマットを決めましょう
議事録を作成する際に、最初に決めなければいけないのが議事録のフォーマットですが、結論から言えば、過去に使われたフォーマットを踏襲して下さい。
なぜなら、議事録については、会社として記録するものであるため、各社、また各部署における「お作法」があります。加えて、どのくらいのレベル感の記録を残さないといけないのかという点についてもそれぞれ求められるものが違いますし、何よりフォーマットを考えることに時間を費やすのは非常にもったいないです。
上記のことを踏まえると、過去に使われたフォーマットを踏襲して作成をすることが一番無難でかつ望まれることでしょう。
記録の取り方について
会議はクロストークで進行していくため、話が冒頭からつかめないまま進行していくことがあります。そのため、話の概要をつかみながらあらゆるツールを駆使し、いかに記録を残していくかが重要です。
使っていただきたいツールはPCとボイスレコーダー、もしくはボイスレコーダー替わりの携帯電話です。予め、ワード、もしくはメモ帳にアジェンダがあればそれを記録し、そのアジェンダに基づき記録を残していってください。
なるべく箇条書き、単語レベルでもよいので数多くの記録を残しておけば後で議事録を作成しやすくなります。
また、聞き逃すということも十分あり得るので、ボイスレコーダー等で録音し、会議中に確認できなかったことを掘り起こせるようにしてください。PCを持ち込めない場合は、紙ベースに箇条書き、単語レベルで記録を残しておいてください。
5W1Hが重要です
なぜ、5W1Hが重要かいうと、抜け漏れがなくなるからです。どういうことか、以下で説明します。
まず、議事録で一番重要なのが「What」、すなわち何の会議で何が決まったかということです。
これを軸に議事録は構成されます。
そして決定事項については以下の点が必要に応じて踏まえられているかを確認してください。
- Why ：決定事項・対応事項に対する背景・理由
- When ：決定事項・対応事項に対する期限
- Where：決定事項・対応事項に関する実施場所などがあれば
- Who ：決定事項・対応事項、タスクについて誰が実施するのか
- How ：決定事項・対応事項に関する手順・手法
上記が必要に応じて網羅されているかを確認することで、議事録の必要項目が抜けもれなく
書かれているかを確認することができます。
議事録の基本的な考え方・構成
「4 5WHが重要です」でも触れたとおり、議事録で最も重要なのは「決定事項」と「対応事項」です。ですので、頭出しして記載してください。参考として、書き方の例を以下に記載します。参考にしてください。
=議事録の書き方一例=
• テーマ
＜決定事項＞
・××××××××××
・×××××××××
・×××××××××
＜対応事項＞
・×××××××××
・×××××××××
＜背景・理由＞
・×××××××××
・××××××××
なお、ポイントは以下の通りです。
- 基本は箇条書き
- 重要なことから頭出しする
- 読みやすいよう可能な限りシンプルに
- ただし所属する会社、部署など組織の考え方を第一にする
承認をとりましょう
議事録を取らなければならない会議というのは、非常に重要な会議です。そのため、上司に記載内容を承認してもらったうえで、関係者各位に送りましょう。
もし、承認を取らないうちに送付してしまった場合、誤っていることがあったとしてもあなたの責任になってしまいます。変な言い方になってしまいますが、上司の責任下で議事録を作成するためにも上司からの承認を取りましょう。
なお、上司に確認をとってもらい、かつ会議の参加者に送付するものとなりますので、全体の流れ、文法、誤字脱字は必ず確認してください。全体の文章の流れ、抜け漏れはないか文法のミス、誤字脱字がないかを確認したうえで上司に確認依頼を行いましょう。
PCの文法、誤字脱字チェックと出力して読みながら確認を行う、またセンテンスごとに確認を行うことでよりミスのないものが出来上がりますので、自信がない方はここまで手をかけても良いでしょう。
まとめ
議事録は会議で決まったこと「確定」させるために重要な記録となります。また、簡単そうに見えて結構難しいです。
そのため、議事録をうまく作れるということだけで、あなたの評価が上がる可能性が十分にあります。議事録の作成が求められる場合は、本文を参考に積極的に作成してみてはいかがでしょうか。
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