秘書というと女性をイメージする人が多いのではないでしょうか。男性でも秘書を目指したいという人もいると思います。実際に男性でも秘書になれるのでしょうか。今回は秘書に転職したい、秘書課にいきたいと考えている人に、秘書を目指すのに必要なことをご紹介します。
秘書の仕事内容は？
秘書といっても役員秘書や議員秘書、医療秘書など職種によって仕事はさまざまですが、共通する代表的な業務は以下の通りです。
スケジュール管理
秘書の代表的な仕事といえばスケジュール管理ですね。
効率よく仕事ができるようにスケジュールを管理します。
出張の際は、航空機・ホテルなどの手配をするのも仕事です。
会議が行われるときには、会議室の確保・会議案内の作成・会場設営などを行います。
電話対応・メール、郵便物のチェック
アポイントの電話やメールの対応を行ったりするのも秘書の仕事です。
必要があれば上司に電話を取り次いだり、外出中や出張中で留守のときには伝言を承り、伝言を預かった際も緊急性を考え伝えるタイミングを判断したり、簡単に見えて実は重要な仕事です。
郵便物も上司が見やすいように整理し、セミナーのお知らせやダイレクトメールなどは上司宛でも必要な部署へ渡したり、親展以外は封を開けておくなどさまざまな工夫と気配りが大切です。
来客対応
来社されたお客様の対応をします。
受付嬢や秘書は会社の顔といっても過言ではありません。
失礼がないように対応しなければいけません。
アポイントのないお客様には事情を伺い、上司の指示に従います。
上司が不在の場合は伝言を受けたり、書類を預かったりするときもあります。
書類整理
上司の会議資料や確認済みの書類をファイリングしたりするのも秘書の仕事です。
マル秘の重要書類は鍵付きの書庫へ入れたり、ときには名刺の整理をしたり、地味ですが意外と時間のかかる仕事です。
交際業務
取引先との食事会やゴルフコンペなどの接待の準備や、冠婚葬祭の電報の手配、お中元・お歳暮手配、ご案内状やお礼状などの文書作成など、交際業務も多岐に渡ります。
経費精算
上司の出張旅費の精算や交際費の精算なども秘書の仕事です。
秘書の男性はいるの？
結論から言うと、秘書の男性はいます。とくに議員秘書は男性が多いのが特徴です。
男性でも秘書になれる可能性は十分にあります。
しかし圧倒的の女性の方が多いです。
その理由は、女性の方が電話対応や来客対応の際に、やわらかく印象がいいということも影響しています。また、秘書はスケジュール管理などを含め細かい作業も多く、気配り上手であることが求められるので、女性の方が好まれます。
差別をするわけではないですが、一般的にはどちらかというと男性の方が大雑把な人は多いですよね。
そのため、気の利くテキパキと動ける女性の方が秘書に採用されやすいのです。
大企業の秘書課の秘書課長など管理職は男性の場合も多いですが、元々今の社長が社長になる前から別の部署で付き合いがあったり、現場の経験もあり本社勤務の経験もある、会社全体を見通せるタイプの人がなる可能性が高いです。
そのため一般企業の秘書になりたい男性は、最初から秘書として採用されることは難しいかもしれません。
どうしても秘書にこだわるのであれば、先ほどもご紹介したとおり、比較的男性が多い議員秘書などがおすすめです。
男性が秘書になるにはどうしたらいい？
男性で秘書を目指す場合は、秘書に向いているというアピールがしっかりできるようにしましょう。
まずは基本的なビジネスマナーがわかっているとアピールになる秘書検定を受けるのもおすすめです。受験する男性は少ないですが、0ではないので試験会場でも浮いたりしないので安心してください。
また、キャリアを積むことが大切です。
今いる会社で秘書を目指す場合は、会社の全体を見通せるように、さまざまな知識を身につけておきましょう。
転職して秘書を目指す場合は、ある程度会社のことを理解してからというパターンが多いので、会社にこだわりがあるのであれば、別の職種に応募してみるのもいいかもしれませんね。
男性だから秘書になれないことはない！
最近は男性秘書も増えてきています。
男性だからといって秘書は無理だとあきらめなくても大丈夫です。
ただ、男性のイメージから大雑把だと思われたり、気が利かないのではと思われたりすることもあるので、秘書を目指す場合は、気配り上手でビジネスマナーがしっかりとある人ということをアピールできるようにしておきましょう。
また、謙虚であることも大事なので、上司をたてられる男性の方が向いています。
出世したいから偉い人のそばで働きたいという、ギラギラした人は秘書には向かないかもしれないですね…。
そのような野望があっても、秘書の間は謙虚さを忘れずに！
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