働き方改革関連法案が２０１９年４月より部分的にスタートしました。法案の中には残業に対する施策も入っており、各企業はすぐにでも残業対策に取り組まなければならなくなりました。しかし、部下の残業をしっかりと把握できている上司は多くありません。ここでは、管理職の方、またはリーダーの方が部下の残業を管理し、残業を削減するためにどのように指導をしていくべきかをまとめます。
そもそもの残業の考え方
残業とは個人が勝手にするものではなく、上司の指示によって想定以上の仕事を定時時間外で実施することです。つまり、上司が部下の残業を把握していないこと自体が間違っているということになるのです。この概念を忘れると、仕事だけを振って「残業はするな」という矛盾の中で働かせてしまうことになり、残業対策が部下のモチベーションを下げることになるだけでなく、場合によってはパワハラのような問題に発展することも考えられます。
仕事を見える化する
残業を論理的に管理するためには、部下の仕事を見える化しなければなりません。部下が何をしているのか全く分からないという上司はいないでしょうが、何の業務にどれくらいの時間がかかっているのかまでは把握できていないのが通例です。１つ１つチェックをしている時間もありませんし、部下は個人で工夫をして仕事をしているからです。
そこで、３か月に１回程度、業務の棚卸を実施します。部下全員に対して、１日に実施している仕事とそれにかかっている時間を表にまとめてもらいます。１日だけだとその日だけの仕事に偏ることがありますので、少なくとも１週間分の仕事を提出してもらうようにします。仕事が見える化されると、様々な対策が立てられるようになります。上司としてどこにチェックをすべきかをまとめます。
会議や打ち合わせの時間をチェックする
本来、３名で打ち合わせをすればいいところを５名、６名と大人数で会議しているシーンがないかをチェックします。情報共有だけなら会議を開かなくてもメールで十分ですし、席に座った状態でも情報共有はできます。また、会議に必要が無い人も何気なく参加している場合があります。適切な打ち合わせが開かれているかをチェックし、無駄なものは削減させるようにしましょう。
非効率な仕事をしていないかをチェックする
通常なら１時間程度で終わらせることができる仕事に３時間かけている人がいることもあります。面談を通して、「何でそんなに時間がかかっているのか」を上司が把握してあげることが大切です。面談の際には、上から物事を言うのではなく、「この３時間でどのようなことをやっているのか？」を聞いてあげるようにしましょう。時間がかかり過ぎだ、という思いを強く出してしまうと、仕事ができないことを責められていると勘違いしてしまう場合があるため注意が必要です。
イレギュラー処理が邪魔をしていないか
上司が一番把握しにくいのがイレギュラー処理です。通常の仕事をしている際に横から違う仕事が入り込むのはよくあることで、一旦仕事の手を止めてしまうことで通常よりも多い時間がかかってしまうのです。業務の棚卸をする時にイレギュラー処理を省く人がいます。電話対応や郵便物の配布、顧客からの問い合わせなどのイレギュラー対応がどれほどあるかを探るようにしましょう。イレギュラー対応は、集中させるか、分散させるかを業務の特性を見極めて対応するようにしましょう。
残業削減の取り組み
ここからは、上司の立場として残業を削減させるための指導やアドバイスの方法をお伝えします。
優先順位の付け方について
仕事には「今すぐしなければならないもの」と「○○までに完成しなければならないもの」があります。残業が多い部下は、優先順位の付け方が下手で、後でいいものでも簡単に処理できるものから取り掛かってしまい、逆に今日中にやらなければならないものを残業時間に対応したりします。「早く帰れよ」といっても「これは明日までにやらなければならないのです」と言われたら帰らせるわけにはいきません。上司としてタスクを読み取ってあげて、優先順位の付け方の指導をするだけで残業は減少していくでしょう。
早く帰る癖を付ける
帰りにくい雰囲気が部署に漂っていると、「残業はあるものだ」という先入観が生まれてしまいます。本来なら８時間でできる仕事も残業ありきの１０時間を最大値として仕事に取り組んでいたら生産性は上がってきません。定時退社日を作ってみるといいでしょう。早く帰る癖が付けば、仕事のやり方を変えてあげることができます。
自分が早く帰る
部下は上司の背中を見ています。自分が残業をしているようでは、部下に残業するなと言っても説得力がありません。上司の立場として、まずは自分が率先して帰るようにしましょう。時折、残業している社員の行動を見るために残ってみると、さらに効果が発揮されます。
部下の残業管理術のまとめ
いかがだったでしょうか。残業はしてはいけないものだ、という文化が企業に広がれば、部下は早く帰るために仕事のやり方を変えていくものです。また、仕事の量だけではなく、仕事の生産性で部下を評価してあげてください。生産性が高まることは、企業の発展にもつながっていくのです。
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